【校務DX】校務をアップデート！手間を削減し、最新情報を瞬時に共有！

　本校では昨年度より、職員用ポータルを通じて職員へ、全校クラスルームを通じて生徒へ連絡を行うことで、効率的な情報共有が可能になりました。しかし、手探りで運用を始めたため、予定や時間割など多くの情報をPDF形式で共有していました。そのため、予定や時間割に変更がある度に、教務主任がそれらの情報を変更し、PDF化して情報を更新するという作業を日々行っていました。これにより、更新の手間と時間がかかり、最新情報がどれであるか混乱を招くこともありました。さらに、生徒用ポータルの導入も控えていたため、教務主任の作業がさらに増え、業務負担が一層増えることが予想されました。
　このような状況を踏まえ、「人間が行う作業」と「システムが行う作業」を明確に分け、効率化を図ることにしました。今年度からは、情報を入力するスプレッドシートを作成し、そこに入力された情報が各種のファイルに自動で反映されるように改良しました。これにより、教務主任は入力用のスプレッドシートに一度入力するだけで、他のすべての情報が自動で更新されるようになり、業務負担が大幅に軽減されました。職員も生徒も、常に最新情報をいつでもどこでも確認できるようになっています。
　情報化を進める際には、しばしば作業が増え、業務を圧迫することもありますが、システムによる自動化の部分を設計することで、業務に余裕を生み出すことができることを実感しました。

【校務DX】生徒への毎日の連絡を生徒用ポータルで素早く確認

　本校では、昨年度より職員用ポータルを運用しており、様々な情報を効率的に共有しています。そして本年度から、新たに生徒用ポータルの運用を開始しました。
　生徒用ポータルの導入のきっかけは、生徒指導主事からの相談でした。毎年発行していた生徒手帳を廃止し、３年間使用する生徒証明書に切り替えるにあたり、「生徒手帳に記載している校則を生徒が閲覧できるようにするためにはどんな方法があるだろう？」ということでした。また、本校の実態として、日々の連絡は全校生徒クラスルーム等に投稿していましたが、クラスルームの数が多く、連絡の確認に時間がかかるため、一部の生徒しか情報にアクセスしていない状況でした。
　これらの課題を解決するため、生徒用ポータルを作りました。このポータルサイトには、毎日の日程や予定、校則、落とし物情報、よく使うサイトへのリンクなどが集約されています。生徒はこのポータルサイトをiPadのホーム画面に追加することで、必要な情報に素早くアクセスできるようになりました。
　現在、生徒たちは各自のタイミングで必要な情報を確認し、学校生活を送っています。この生徒用ポータルの導入により、情報へのアクセスが格段に向上し、よりスムーズな学校運営に繋がっています。