【校務DX】NotebookLM（生成AI）で学校マニュアルを素早く確認！個人業務を効率化！

　職員会議で学校のきまりや各分掌の決定事項など学校のマニュアルを全職員で共有していますが、時間が経つにつれて「この場合のルールは？」「どう進めることになってたっけ？」「あの資料はどこにある？」といった確認が度々生じます。そこで、本校ではこうした疑問をすぐに解決するツールとして、Googleの生成AI「NotebookLM」を活用しています。NotebookLMはGoogleアカウントがあれば誰でも利用できるサービスです。校内のルールや各分掌の決定事項などの資料を登録しておくことで、知りたいことを質問すれば、AIが登録した資料の中から関連情報を探し出し、要約して提示してくれます。これにより、全職員が共通した情報をいつでも迅速に検索・確認できるようになりました。
　また、NotebookLMは全体の情報共有だけでなく、個人の業務効率化にも大いに役立ちます。例えば、以下のような作業を効率化できます。
　・長文資料の要約：報告書や膨大な量の会議録などから、ポイントを瞬時に把握
　・授業案の検討：関連資料を登録し、構成のアイデア出しや情報整理をサポート
　・研修の質疑応答の作成：想定される質問と回答のたたき台を効率的に生成
　・授業の解説動画の作成：教科書や学習指導要領をもとに簡単なまとめ動画を生成
　・テスト問題の作成：教科書や授業で使った資料をもとに、問題のたたき台をスムーズに作成
　長文資料の要約や授業案の検討、研修の質疑応答の作成、テストのたたき台といった作業もサポートします。
　さらに、NotebookLMは、登録した情報から「マインドマップ」（フローチャート）や「音声概要」、「動画解説」といった新しい形式で新しいコンテンツを作成する機能も備えています。これらの機能を活用することで、業務の確認や作業効率をさらに高められます。

【校務DX】事務室の業務や事務室と連携する業務の効率ＵＰ！

　本校では、教職員の業務を軽減し、効率を高めるための様々な取り組みを試行錯誤しながら進めています。学校の事務室は、教員、生徒、保護者、外部機関との重要な窓口です。事務室の業務や、教員と連携する業務を少しでも効率化することで、教職員全体の負担を軽減できると考えています。
　その一環として、点検業務や日々の作業をスプレッドシートやフォームに置き換えました。これにより、気付いた時にすぐに作業ができるようになったほか、記録が残り次年度以降の業務にも活かせるようになりました。結果として、作業時間や会議の削減にもつながっています。
　今後も、教職員間の連携を深めながら、校務のさらなる効率向上に努めていきます。

【校務DX】校務をアップデート！手間を削減し、最新情報を瞬時に共有！

　本校では昨年度より、職員用ポータルを通じて職員へ、全校クラスルームを通じて生徒へ連絡を行うことで、効率的な情報共有が可能になりました。しかし、手探りで運用を始めたため、予定や時間割など多くの情報をPDF形式で共有していました。そのため、予定や時間割に変更がある度に、教務主任がそれらの情報を変更し、PDF化して情報を更新するという作業を日々行っていました。これにより、更新の手間と時間がかかり、最新情報がどれであるか混乱を招くこともありました。さらに、生徒用ポータルの導入も控えていたため、教務主任の作業がさらに増え、業務負担が一層増えることが予想されました。
　このような状況を踏まえ、「人間が行う作業」と「システムが行う作業」を明確に分け、効率化を図ることにしました。今年度からは、情報を入力するスプレッドシートを作成し、そこに入力された情報が各種のファイルに自動で反映されるように改良しました。これにより、教務主任は入力用のスプレッドシートに一度入力するだけで、他のすべての情報が自動で更新されるようになり、業務負担が大幅に軽減されました。職員も生徒も、常に最新情報をいつでもどこでも確認できるようになっています。
　情報化を進める際には、しばしば作業が増え、業務を圧迫することもありますが、システムによる自動化の部分を設計することで、業務に余裕を生み出すことができることを実感しました。

【校務DX】生徒への毎日の連絡を生徒用ポータルで素早く確認

　本校では、昨年度より職員用ポータルを運用しており、様々な情報を効率的に共有しています。そして本年度から、新たに生徒用ポータルの運用を開始しました。
　生徒用ポータルの導入のきっかけは、生徒指導主事からの相談でした。毎年発行していた生徒手帳を廃止し、３年間使用する生徒証明書に切り替えるにあたり、「生徒手帳に記載している校則を生徒が閲覧できるようにするためにはどんな方法があるだろう？」ということでした。また、本校の実態として、日々の連絡は全校生徒クラスルーム等に投稿していましたが、クラスルームの数が多く、連絡の確認に時間がかかるため、一部の生徒しか情報にアクセスしていない状況でした。
　これらの課題を解決するため、生徒用ポータルを作りました。このポータルサイトには、毎日の日程や予定、校則、落とし物情報、よく使うサイトへのリンクなどが集約されています。生徒はこのポータルサイトをiPadのホーム画面に追加することで、必要な情報に素早くアクセスできるようになりました。
　現在、生徒たちは各自のタイミングで必要な情報を確認し、学校生活を送っています。この生徒用ポータルの導入により、情報へのアクセスが格段に向上し、よりスムーズな学校運営に繋がっています。